RFID档案管理自动化系统方案

1．档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长，导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档；

2．档案存放次序较易被打乱，查阅耗时长；

3．档案的盘点操作不科学：由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。

4．对失效档案的管理滞后：有效期限是档案价值体现的重要标志之一。由于档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握不准确，使失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，我司设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，RFID技术在档案自动化、智能化管理方面大大提高了管理的效率，同时提高了档案管理的安全性。

FID档案管理自动化系统主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成。 RFID数据管理系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。 档案管理信息系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，安全管理子系统包括监控模块和警报模块。

1、RFID数据管理系统

RFID系统（终端管理器），由射频电子标签、读写器以及天线三部分构成。读写器负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

（1）非接触式数据采集：带有RFID标签的档案盒经过阅读器时，系统就会显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息。

（2）数据处理量大：RFID读写器可以每秒读取约200个标签的数据，比传统扫描方式的速度快约100倍。

（3）标签体积小型化、形状多样化，穿透性强，信息容量大，使用寿命长；标签的数据存取具有密码保护，识别码无法仿造；且具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能。

（1）储位管理子系统：实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，在进行档案的出入库时定位档案的储位，实现对档案的可视化、动态化管理；

（2）查询管理子系统：系统提供用户的权限设置和档案的档案编目、储位，密级等信息； 在查询和盘点档案时，系统根据档案的相关信息以及相应的储位信息核对数据信息，对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息。

（3）销毁管理子系统：档案入库前设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息。管理人员也可查看将要到期或是已到期销毁的档案信息；

（4）安全管理子系统：当档案盒在非正常情况下离开储位（指不经查询子系统发出出库指令情况下），安装于储位区的阅读器将会获取这一信息，系统的监控模块会激活警报模块发出异常情况警报；

档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质，利于RFID标签的粘贴与取下，标签可重复使用。

储位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，一般只需安装一次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。

在档案室进出门位置安装RC-430通道式阅读器，在档案架上安装RS-2900分体式阅读器，并设有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。

RS-2900分体式阅读器	RC-430通道式阅读器	RH-130手持式阅读器

为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果。　

RA-A99/A智能书架天线

RX-3000 UHF RFID天线分支器是由我司开发的最新一代产品。RX-3000天线分支器由主天线分支器和从天线分支器组成。主天线分支器的每个射频输出端口(ANT1~ANT8)可以连接多达32个RFID天线，也就是每个主天线分支器可以支援4个从天线分支器，实际可连接256个天线。

主天线分支器	从天线分支器